POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓ DE DENÚNCIES
INTRODUCCIÓ

VALUE RETAIL MANAGEMENT SPAIN, S.L.U. (“VRMS” o la “Societat”) és la gestora de La Roca Village (propiedad de VALUE RETAIL BARCELONA, S.L.) i Las Rozas Village (propietat de VALUE RETAIL MADRID, S.L.). VRMS advoca per establir una cultura de transparència, ètica i tolerància zero de qualsevol conducta que contravingui la normativa aplicable, el seu Codi de conducta o altres normes internes. L'objecte de la present política és definir els principis fonamentals mantinguts, promoguts i assumits per VRMS a la gestió de denúncies. Així mateix, la política descriu els components essencials que conformen el sistema i facilita informació sobre altres canals “externs” d'informació que serveixin d'alternativa als denunciants per comunicar-se amb les autoritats reguladores rellevants. Aquesta Política serà accessible al públic a la web de VRMS, en un apartat específic i fàcilment localitzable.

ÀMBIT D'APLICACIÓ

Aquesta Política és aplicable a les activitats que realitza VRMS a qualsevol lloc i amb altres entitats sempre que tingui control efectiu o ocupi llocs als seus òrgans de direcció. També és aplicable al Consell d'Administració, càrrecs directius i òrgans de control. El resultat d'aquesta Política s'aplica a tots els empleats de VRMS, els seus proveïdors, distribuïdors, franquícies, consultors, llicenciataris, agents, societats participades, clients, llogaters o consumidors així com qualsevol altra persona física o jurídica que faci servir la marca VALUE RETAIL o que tingui relació amb VRMS.

NORMATIVA APLICABLE

Aquesta Política està adaptada a les normes següents:

  • Llei orgànica 10/1995, del 23 de novembre, del Codi penal i les modificacions posteriors.
  • Llei 2/2023, del 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció
  • Llei orgànica 3/2018, del 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals.

La present Política s'adaptarà als canvis legislatius que es produeixin a Espanya i als països on VRMS tingui qualsevol classe d'activitat, així com els criteris establerts a les sentències del Tribunal Suprem, el Tribunal Constitucional, el Tribunal de Justícia de la Unió Europea i el Tribunal Europeu de Drets Humans i també tindrà en compte les indicacions establertes a les guies, informes i resolucions de les administracions públiques nacionals o europees.

NORMES APLICABLES EN MATÈRIA DE COMPLIANCE

La present Política està adaptada a les normes nacionals següents:

  • Circular 1/2016 de la Fiscalia General de l'Estat.
  • UNE 19601:2017. Sistemes de gestió de compliance penal.
  • Sentències principals del Tribunal Suprem des del 2010.
01 CANAL DE DENÚNCIES
  1. VRMS posa el Canal de Denúncies a disposició d’informants, i és el canal preferent per comunicar conductes que podrien ser infraccions de la llei, el Codi d'ètica o normes internes. El Canal de Denúncies té els següents canals per comunicar informació:
  • El Canal Speak Up, a disposició exclusiva dels empleats, que és gestionat per la societat matriu de VRMS i que assegura que totes les denúncies sobre VRMS, o relacionades d'alguna manera amb VRMS seran comunicades i gestionades pel Responsable del Sistema de Denúncies. El Canal Speak Up pot tenir les seves pròpies polítiques, que es posaran a disposició de tots els empleats.
  • Altres interessats a Espanya poden utilitzar qualsevol dels canals següents, gestionats directament per VRMS i, per tant, sota el control del Responsable del Sistema de Denúncies: Correu electrònic: canaldeinformantes@valueretail.com
  1. L’informant pot indicar una adreça, correu electrònic o lloc segur per rebre notificacions i de contacte.
  2. També es facilitarà informació, d'una manera clara i accessible, sobre els canals externs disponibles per presentar denúncies davant de les autoritats competents, que s'indiquen a continuació:

Unió Europea:

Espanya:

  • Nom: [Pendent de creació a Espanya]
  • Dades de contacte: [Pendent de creació a Espanya]

Catalunya:

02 RESPONSABLE DEL SISTEMA DE GESTIÓ DE DENÚNCIES
  1. El responsable del sistema que es nomeni serà responsable del Sistema de Gestió de Denúncies a Espanya (d'ara endavant, el “Responsable del Sistema”) (inclosa qualsevol denúncia relacionada amb VRMS rebuda a través del Canal Speak Up o qualsevol altre canal sota el seu control) ), és a dir, serà el destinatari i responsable de la gestió de les comunicacions rebudes a través del Canal d’Informants i s'encarregarà de les investigacions que, si escau, es facin.
  2. El Responsable del Sistema pot compartir informació rellevant sobre qualsevol denúncia rebuda amb el responsable del Sistema de Gestió de Denúncies Global de Value Retail, si cal, assegurant que tota la informació es tramiti d'acord amb aquesta política i qualsevol altra política global aplicable.
03 GARANTIES DEL CANAL DE DENÚNCIES I DEL PROCÉS D'INVESTIGACIÓ
  1. Totes les denúncies rebudes a través del Canal d’Informants es regiran per les garanties següents:
  • Mesures de seguretat: el Canal d’Informants disposarà de les mesures tècniques i organitzatives de seguretat apropiades per evitar el risc de divulgació, indisponibilitat i pèrdua o destrucció de dades, és a dir: es garantirà la confidencialitat, disponibilitat i integrat de les consultes i denúncies rebudes.
  • Confidencialitat: es garantirà la confidencialitat de la identitat de l’informant, el denunciat i qualsevol tercer esmentat a la comunicació, així com els fets comunicats, i només tindrà accés a la comunicació personal autoritzat.
  • Privacitat: el tractament de dades personals es realitzarà de conformitat amb la normativa vigent en matèria de protecció de dades.
  • Resposta diligent i motivada: es contestarà les denúncies respectant els terminis establerts i les respostes sempre seran prou motivades i oferiran una resposta a les diferents qüestions plantejades.
04 GARANTIES PER A INFORMANTS I DENUNCIATS
  1. Es garanteixen els drets dels informants i dels denunciats, en el marc de les comunicacions rebudes a través del Canal d’Informants, que són els següents:
  2. Els informants tindran dret a que no es reveli la seva identitat a persones no autoritzades sense el seu consentiment exprés, a no ser objecte de cap mena de represàlies per haver presentat una denúncia de bona fe i rebre un justificant de recepció i informació sobre la situació de la seva denúncia dins dels terminis corresponents.
  3. Els denunciats tenen el dret a la presumpció d'innocència i a l'honor, així com el dret d'audiència, confidencialitat, defensa, accés a l'expedient (amb les limitacions establertes per llei), objectivitat i imparcialitat en la presa de decisions. Així mateix, tenen el dret a un procés amb totes les garanties quant a les disposicions legals i les normes internes aplicables, respecte dels terminis establerts i l'adopció de mesures proporcionals amb la gravetat dels fets. Tindran el dret de conèixer els resultats de la investigació i les mesures correctives aplicables.
PROCEDIMENT DE GESTIÓ DE DENÚNCIES
INTRODUCCIÓ

VALUE RETAIL MANAGEMENT SPAIN, S.L.U. (“VRMS” o la “Societat”) és la gestora de La Roca Village (propietat de VALUE RETAIL BARCELONA, S.L.) i Las Rozas Village (propietat de VALUE RETAIL MADRID, S.L.). Aquest procediment desenvolupa la política del sistema de gestió de denúncies, descrivint el funcionament de la gestió de les comunicacions rebudes a través del canal d’informants. En particular, regula el procés que VRMS ha de seguir a l'hora de gestionar denúncies, cosa que inclou la investigació de denúncies i els procediments disciplinaris, si escau, que s'imposin en cas d'infraccions de la llei, el Codi d'ètica, o altres normes internes. El Procediment serà executat pel Responsable del Sistema qui, en rebre notificació d’una infracció potencial, ha d’iniciar la investigació corresponent, amb suport total del VRMS. A tots els nivells de VRMS, es garantirà la implementació real i efectiva d'aquest procediment, i tots els implicats s'hi han d'adherir.

ÀMBIT D'APLICACIÓ

Aquest procediment és aplicable a les activitats que realitza VRMS a qualsevol lloc i amb altres entitats sempre que tingui control efectiu o ocupi llocs en els seus òrgans de direcció. També és aplicable al Consell d'Administració, càrrecs directius i òrgans de control. El resultat d'aquest procediment s'aplica a tots els empleats de VRMS, els seus proveïdors, distribuïdors, franquícies, consultors, llicenciataris, agents, societats participades, clients, llogaters o consumidors així com qualsevol altra persona física o jurídica que faci servir la marca VALUE RETAIL o que tingui relació amb VRMS.

NORMATIVA APLICABLE

Aquest procediment està adaptat a les normes següents:

  • Llei orgànica 10/1995, de 23 de novembre, del Codi penal i les modificacions posteriors.
  • Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.
  • Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals.

Aquest procediment s'adaptarà als canvis legislatius que es produeixin a Espanya i als països on VRMS tingui qualsevol classe d'activitat, així com els criteris establerts a les sentències del Tribunal Suprem, el Tribunal Constitucional, el Tribunal de Justícia de la Unió Europea i el Tribunal Europeu de Drets Humans i també tindrà en compte les indicacions establertes a les guies, informes i resolucions de les administracions públiques nacionals o europees.

NORMES APLICABLES EN MATÈRIA DE COMPLIANCE

El present procediment està adaptat a les següents normes nacionals:

  • Circular 1/2016 de la Fiscalia General de l’Estat.
  • UNE 19601:2017. Sistemes de gestió de compliance penal.
  • Sentències principals del Tribunal Suprem des del 2010.
01 PROCEDIMENT PER A LA GESTIÓ DE DENÚNCIES
  1. Comunicació de la denúncia

VRMS posa els següents canals d’informants a disposició de qui vulgui presentar una denúncia:

Així mateix, a petició de l’informant, es podrà sol·licitar una reunió presencial amb el responsable del sistema dins un termini màxim de set (7) dies hàbils. En cas que empleats, directors, superiors jeràrquics, administradors, socis o participants de VRMS rebin una denúncia a través d'altres canals, també hauran de guardar la màxima confidencialitat i evitar, entre d'altres, la divulgació d'informació que permeti identificar l’informant, al denunciat o altres afectats, i l'han de remetre a través del Canal d’Informants.

  1. Avaluació i assignació

Amb la informació rebuda, el Responsable del Sistema durà a terme una anàlisi preliminar per verificar-ne la veracitat, claredat i totalitat, així com la rellevància dels fets informats. A continuació, es determinarà una de les situacions següents:

  • Acceptació de la denúncia perquè els fets constitueixen una possible infracció de la llei, el codi d'ètica o les normes internes de VRMS.
  • No acceptació de la denúncia per falta de fonament en els arguments de la denúncia o perquè no hi ha infracció, cas en què es redactarà un breu informe sobre els motius de la seva no acceptació.

En tot cas, la denúncia s'ha de trametre a la Fiscalia immediatament, quan els fets suggereixin que s'ha comès un delicte o, en cas que els fets afectin els interessos financers de la Unió Europea, la Fiscalia Europea.

  1. Avís de rebut, informació sobre l'acceptació o no acceptació i registre

En rebre la denúncia, bé a través del Canal d’Informants o bé a través de comunicació directa al Responsable del Sistema, s'enviarà un justificant de recepció al denunciant dins de 7 dies a partir de la recepció de la denúncia (llevat que això posi a perill la confidencialitat de la comunicació), i se l'informarà de l'acceptació o no acceptació de la mateixa. El Responsable del Sistema, abans de contestar la denúncia o d'iniciar la investigació, registrarà la denúncia al llibre registre de denúncies.

  1. Investigació i resolució

El Responsable del Sistema durà a terme la corresponent investigació amb el suport, si escau, d'empleats interns o experts externs, que haurà de respectar la confidencialitat de tota la informació relacionada amb la denúncia o la investigació.

Obertura de la investigació L'objecte de la investigació serà aclarir els fets produïts, així com identificar-ne les responsabilitats. Les persones implicades en la investigació signaran un contracte de confidencialitat i absència de conflicte d'interessos, cosa que s'exigeix per oferir suficients garanties processals, amb l'excepció del responsable del sistema. Els recursos humans i financers necessaris s'assignaran per dur a terme una investigació proporcional amb la gravetat del risc identificat.

Mesures cautelars Quan es consideri que la denúncia ofereix indicis de credibilitat, l'adopció de mesures cautelars es determinarà si es considera necessari per evitar qualsevol risc que impedís el desenvolupament correcte de la investigació o per evitar represàlies contra l’informant. Aquestes mesures s'han d'adoptar en qualsevol moment durant el curs de la investigació.

Desenvolupament de la investigació Durant la investigació, es realitzaran totes les actuacions que es considerin convenients per a la determinació i resolució de la infracció denunciada, cosa que inclou, a títol enunciatiu però no limitatiu, l'obtenció de proves suficients, la realització d'entrevistes, l'examen de documentació, etc. El Responsable del Sistema podrà recollir la informació i els documents que consideri necessaris, així com el testimoni de persones que pogués ser rellevant.

Conflictes d'interessos En cas que la denúncia sigui contra algun dels membres que participi a la investigació, aquesta persona queda exclosa o s'abstindrà de participar en la investigació.

Comunicació als investigats Si, durant el curs de la investigació, es determina que els fets poden ser certs, i respectant en tot cas la presumpció d'innocència, el Responsable del Sistema es posarà en contacte amb els investigats i els informarà dels fets que s'hi atribueixen. També se'ls informarà de la propera entrevista amb el Responsable del Sistema, sense perjudici d'acollir-se al seu dret de no declarar i presentar la documentació que considerin apropiada.

Durada de la investigació La investigació ha de finalitzar dins un termini de 3 mesos a partir del moment de la recepció de la denúncia. Amb caràcter excepcional, la investigació es podrà prorrogar durant un termini addicional de 3 mesos (6 mesos in total) en casos de complexitat especial. En cas que, després de la investigació, no s'hagi identificat els autors de la infracció, la investigació continuarà d'acord amb el que disposen els apartats següents, amb relació a les mesures que cal aplicar per resoldre la infracció detectada i implementar les accions apropiades per evitar que torni a passar.

Informe final El procés sencer es documentarà en un informe elaborat pel Responsable del sistema. Si cal, s'implementaran mesures definitives per al cas que es tracti, que seran controlades pel Responsable del Sistema.

Final de la investigació i proposta de resolució del Responsable del Sistema: Un cop finalitzada la investigació i rebut l'informe d'una possible infracció, el Responsable del Sistema adoptarà una resolució escrita que pot consistir a:

  1. Tancar l'expedient perquè considera que no s'ha produït una infracció.
  2. Proposta
  • Imposar una sanció o penalització en cas d'infracció de la llei, codi d'ètica o normes internes o en cas d'una denúncia presentada de mala fe.
  • Aplicar mesures correctives urgents o aprovar mesures provisionals perquè es converteixin en definitives.

La proposta de resolució s'enviarà a l'òrgan corresponent.

  1. Procediment sancionador

Disposicions comuns Per a la imposició d'una sanció o penalització, es tindran en compte els aspectes següents, entre d'altres:

  1. La gravetat dels fets que s'estan investigant.
  2. La durada o naturalesa continuada de la infracció.
  3. La naturalesa dolosa o imprudent del comportament.
  4. La concurrència de circumstàncies agreujants o mitigants, que seran les següents:
  • Confessió dels fets.
  • Col·laboració durant la investigació.
  • Remei o mitigació dels efectes del dany causat.
  • Infraccions anteriors comeses, sempre que el procés de recerca hagi finalitzat.

Empleat En cas que, després de la finalització de la investigació, s'hagi detectat una infracció i l'autor sigui un empleat de VRMS, podrà ser objecte de sanció de conformitat amb les disposicions dels convenis col·lectius o sectorials, o normativa equivalent, que resultin d’aplicació.

Directors, administradors, col·laboradors i socis En cas que, després de la finalització de la investigació, s'hagi detectat una infracció i l'autor sigui un director, administrador, col·laborador o soci de VRMS, se'l podrà sancionar de conformitat amb les disposicions de la normativa vigent en la matèria.

Tercers En cas que, després de la finalització de la investigació, s'hagi detectat una infracció i l'autor sigui un proveïdor de VRMS o un tercer, són aplicables les disposicions de la normativa vigent en la matèria.

  1. Finalització de la investigació

Un cop finalitzada la investigació, en cas que l'informe final estipuli una proposta de sanció o penalització o mesures correctives, ha de ser objecte de seguiment per part del Responsable del Sistema i la documentació resultant s'haurà d'adjuntar a l'informe. La finalització de la investigació es comunicarà per escrit tant al denunciant com al denunciat. La comunicació ha de contenir, com a mínim, informació relacionada amb la detecció o no d'esdeveniments irregulars i, si escau, les mesures previstes o adoptades. Es podrà considerar una decisió d'informar les autoritats en cas que els fets constitueixin una infracció de la llei i tenint en compte el que disposa l'apartat 2 d'aquest procediment.

Email: Contacta por email aquí